Vergaderen is een belangrijk onderdeel tijdens het werk. Het is belangrijk dat het zo effectief mogelijk wordt gedaan. Daarbij is het van essentieel belang dat de vergadering zinvol is. Lees snel de tips en ontdek hoe je zo effectief mogelijk kunt vergaderen! Na deze tips hoef je alleen nog maar een vergaderlocatie in Utrecht te reserveren.
Breng het doel duidelijk in kaart
Als eerste is het belangrijk jezelf af te vragen of het nodig is om te vergaderen. Het neemt namelijk veel tijd in beslag. Wanneer het vergaderen niet nodig is, dan kun je beter bij iemand zijn werkplek gaan zitten. Op deze manier bespaar je tijd en kun je toch even overleggen. Het gevaar bij vergaderen is dat mensen niet duidelijk weten wat het doel van de vergadering is. Hierdoor zal het vergaderen minder effectief verlopen.
2. Zorg voor een duidelijk agenda
Breng structuur aan in de vergadering. Hierdoor zal de vergadering veel soepeler verlopen. Door de agenda krijgen de deelnemers een goed inzicht in de planning. Vraag de deelnemers al vroeg de agendapunten aan te leveren. Probeer de tijd te nemen voor de punten. Voorkom daarbij ook dat er geen dubbele agendapunten op de agenda staan. Probeer de rondvraag ook niet te uitgebreid te maken.
3. De voorzitter moet de vergadering in goede banen leiden
Een goede voorzitter neemt zijn taak erg serieus. Hij/zij is daadkrachtig en brengt structuur in de vergadering aan. Daarbij zorgt de voorzitter ervoor dat de deelnemers betrokken en gemotiveerd zijn. Hierbij probeert hij ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt tijdens de vergadering. De voorzitter leidt de vergadering aan de hand van de agenda. Hij/zij heeft de taak om iedereen duidelijk te maken wat er van hem of haar wordt verwacht.
4. Geef iedereen de ruimte verhaal te doen
Iedere deelnemer heeft zijn/haar eigen visie over het onderwerp. Het is dus ook belangrijk dat iedereen aan het woord komt. Er zijn altijd een aantal deelnemer die vaak aan het woord zijn en een duidelijke mening hebben. Probeer hierbij ook de deelnemers te betrekken die iets meer op de achtergrond zijn. Voorkom dat deze deelnemers inactieve toehoorders worden.
5. Een goede voorbereiding is het halve werk
Ze zeggen wel eens dat een goede voorbereiding 90% van het succes is. Dit is dus al bijna 100%. Probeer je goed voor te bereiden op de vergadering. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Lees de vergaderstukken door, dien je agendapunten tijdig in en bereid je verder voor op het gesprek. Hiermee vergroot je naast je kennis ook je invloed op de vergadering.
6. Laat alles vastleggen
Een goede vergadering kan niet plaatsvinden zonder de juiste notulen. Laat een notulist de belangrijkste punten kort en duidelijk vastleggen. Leg ook de actiepunten vast. Dit voorkomt misverstanden.